Hoe werkt de facturatie van de portfolio's?
Facturering vindt plaats op basis van het aantal actieve portfolio’s die bij de afdeling in beheer zijn. Een portfolio is vanaf het moment van aanmaken direct actief. Een portfolio is altijd in het beheer van één opleiding. In principe is dit de afdeling die het portfolio heeft aangemaakt (of waar het portfolio bij de lancering is aangemaakt), maar de facturering van een portfolio kan ook overgenomen worden.
Het aantal actieve portfolio's wordt bepaald op de laatste dag van elke maand. Via het Gebruikersbeheer vind je een overzicht van de actieve portfolio's. Ook vind je hier de exacte peildatum.
Het is het makkelijkst als je voor jezelf twee momenten per maand inplant om de administratie bij te houden. Op deze manier zorg je ervoor dat je niet betaalt voor portfolio's die niet gebruikt worden en voorkom je onnodige kosten voor jouw organisatie.
Moment 1: aan het begin van de maand
Controleer welke portfolio's actief zijn
Draag de facturatie over of zet de facturatie stop van portfolio's die niet meer op jouw afdeling actief zijn. Lees hiervoor verder bij de kopjes Facturering overdragen, overnemen of stopzetten.
Moment 2: aan het einde van de maand - voor de peildatum (laatste dag van de maand)
Controleer of de verzoeken tot overname zijn geaccepteerd. Als dit nog niet het geval is, kun je het portfolio deactiveren. Dan is het aan de nieuwe afdeling om het portfolio opnieuw te activeren. LET OP: voor Psychiatrie gelden andere regels. Zie: Facturatie van de afdeling Psychiatrie
Deactiveer portfolio's die (tijdelijk) stoppen met de (voor)opleiding. Als je ze deactiveert voor de peildatum hoef je niet te betalen voor die maand. (VB: je deactiveert een portfolio op 29 oktober, dan ontvang je geen factuur voor oktober voor dat portfolio)
Betaalt jouw organisatie jaarlijks? Dan worden voorafgaand aan het opleidingsjaar bepaalt hoeveel actieve portfolio’s starten en op basis daarvan de kosten berekend.
Het beheer van een portfolio kan worden overgedragen aan een andere afdeling waardoor ook de facturering wordt overgedragen. Het overdragen van facturering is alleen mogelijk naar een afdeling waarmee wij een factuurrelatie hebben.
Mocht een portfolio-eigenaar naar een afdeling gaan waar Reconcept geen factuurrelatie mee heeft, stem dan onderling af wie voor deze periode verantwoordelijk is voor de betaling.
Om de facturering van een portfolio over te dragen, dien je de volgende stappen te nemen:
Navigeer naar het Gebruikersbeheer
Zoek via Alle gebruikers op deze afdeling naar de gebruiker waarvan de portfolio facturering moet worden overgedragen
Kies de gebruiker en klik op facturering overdragen.
Kies het ziekenhuis dat tot het verzoek tot overname behoort te ontvangen.
Let op: de afdeling die het overdrachtsverzoek ontvangt, moet deze eerst goedkeuren alvorens de definitieve overdracht plaatsvindt. Wanneer deze goedkeuring niet heeft plaatsgevonden voor het peilmoment, kan het zijn dat het portfolio alsnog in rekening wordt gebracht bij de vorige afdeling.
Het beheer en de facturering van een portfolio kan worden overgenomen van een andere afdeling of onderwijsinstelling. Dit kan op twee manieren: actief overnemen of wachten op een verzoek tot overname van een andere opleiding.
1) Actief overnemen:
Voeg hiervoor de gebruiker toe aan de afdeling via de groene knop Nieuwe gebruiker toevoegen. Op basis van het BIG-nummer vind je de betreffende gebruiker en voeg je deze toe aan uw afdeling. Bij het onderdeel Facturering overnemen voor bestaand portfolio heeft u de keuze om het beheer van het portfolio over te nemen. Klik hiervoor op het schuifje achter het betreffende portfolio.
2) Verzoek tot overname honoreren:
Deze verzoeken zijn zichtbaar via Gebruikersbeheer > Verzoeken die wachten op je akkoord. Je kunt een verzoek accepteren door middel van jouw persoonlijke pincode.
De facturering van een portfolio wordt stopgezet wanneer een portfolio wordt gedeactiveerd of wordt afgerond. Een portfolio gebruiker die tijdelijk stopt met het gebruik van het portfolio, kan op de afdeling blijven staan. Er worden geen kosten in rekening gebracht wanneer het portfolio is gedeactiveerd. Stopt een gebruiker definitief met zijn opleiding? Dan kan de rol van deze persoon ook van de afdeling verwijderd worden.
Het deactiveren van een portfolio kan zowel door de eigenaar als de afdeling beheerder gedaan worden. Meer informatie over het deactiveren van een portfolio? Zie Gebruiker verwijderen
Het aantal actieve portfolio's wordt bepaald op de laatste dag van elke maand. Via het Gebruikersbeheer vind je een overzicht van de actieve portfolio's. Ook vind je hier de exacte peildatum.
Overzicht houden in je facturatie
Het is het makkelijkst als je voor jezelf twee momenten per maand inplant om de administratie bij te houden. Op deze manier zorg je ervoor dat je niet betaalt voor portfolio's die niet gebruikt worden en voorkom je onnodige kosten voor jouw organisatie.
Moment 1: aan het begin van de maand
Controleer welke portfolio's actief zijn
Draag de facturatie over of zet de facturatie stop van portfolio's die niet meer op jouw afdeling actief zijn. Lees hiervoor verder bij de kopjes Facturering overdragen, overnemen of stopzetten.
Moment 2: aan het einde van de maand - voor de peildatum (laatste dag van de maand)
Controleer of de verzoeken tot overname zijn geaccepteerd. Als dit nog niet het geval is, kun je het portfolio deactiveren. Dan is het aan de nieuwe afdeling om het portfolio opnieuw te activeren. LET OP: voor Psychiatrie gelden andere regels. Zie: Facturatie van de afdeling Psychiatrie
Deactiveer portfolio's die (tijdelijk) stoppen met de (voor)opleiding. Als je ze deactiveert voor de peildatum hoef je niet te betalen voor die maand. (VB: je deactiveert een portfolio op 29 oktober, dan ontvang je geen factuur voor oktober voor dat portfolio)
Betaalt jouw organisatie jaarlijks? Dan worden voorafgaand aan het opleidingsjaar bepaalt hoeveel actieve portfolio’s starten en op basis daarvan de kosten berekend.
Facturering overdragen
Het beheer van een portfolio kan worden overgedragen aan een andere afdeling waardoor ook de facturering wordt overgedragen. Het overdragen van facturering is alleen mogelijk naar een afdeling waarmee wij een factuurrelatie hebben.
Mocht een portfolio-eigenaar naar een afdeling gaan waar Reconcept geen factuurrelatie mee heeft, stem dan onderling af wie voor deze periode verantwoordelijk is voor de betaling.
Om de facturering van een portfolio over te dragen, dien je de volgende stappen te nemen:
Navigeer naar het Gebruikersbeheer
Zoek via Alle gebruikers op deze afdeling naar de gebruiker waarvan de portfolio facturering moet worden overgedragen
Kies de gebruiker en klik op facturering overdragen.
Kies het ziekenhuis dat tot het verzoek tot overname behoort te ontvangen.
Let op: de afdeling die het overdrachtsverzoek ontvangt, moet deze eerst goedkeuren alvorens de definitieve overdracht plaatsvindt. Wanneer deze goedkeuring niet heeft plaatsgevonden voor het peilmoment, kan het zijn dat het portfolio alsnog in rekening wordt gebracht bij de vorige afdeling.
Facturering overnemen
Het beheer en de facturering van een portfolio kan worden overgenomen van een andere afdeling of onderwijsinstelling. Dit kan op twee manieren: actief overnemen of wachten op een verzoek tot overname van een andere opleiding.
1) Actief overnemen:
Voeg hiervoor de gebruiker toe aan de afdeling via de groene knop Nieuwe gebruiker toevoegen. Op basis van het BIG-nummer vind je de betreffende gebruiker en voeg je deze toe aan uw afdeling. Bij het onderdeel Facturering overnemen voor bestaand portfolio heeft u de keuze om het beheer van het portfolio over te nemen. Klik hiervoor op het schuifje achter het betreffende portfolio.
2) Verzoek tot overname honoreren:
Deze verzoeken zijn zichtbaar via Gebruikersbeheer > Verzoeken die wachten op je akkoord. Je kunt een verzoek accepteren door middel van jouw persoonlijke pincode.
Facturering stopzetten
De facturering van een portfolio wordt stopgezet wanneer een portfolio wordt gedeactiveerd of wordt afgerond. Een portfolio gebruiker die tijdelijk stopt met het gebruik van het portfolio, kan op de afdeling blijven staan. Er worden geen kosten in rekening gebracht wanneer het portfolio is gedeactiveerd. Stopt een gebruiker definitief met zijn opleiding? Dan kan de rol van deze persoon ook van de afdeling verwijderd worden.
Het deactiveren van een portfolio kan zowel door de eigenaar als de afdeling beheerder gedaan worden. Meer informatie over het deactiveren van een portfolio? Zie Gebruiker verwijderen
Bijgewerkt op: 10/03/2025
Dankuwel!